Một vài sự cố gì buộc những nhà tổ chức sự kiện phải xử lý kịp thời?

Không phải sự kiện nào khi tổ chức cũng diễn ra tốt đẹp, không gặp bất cứ rắc rối nào. Ngay từ khi lên kế hoạch hay công đoạn chuẩn bị đã có những rắc rối xảy ra, nếu như không giải quyết kịp thời, gấp rút thì những rắc rối này dễ kéo theo những sai sót khác và gây hậu quả khó lường cho sự kiện của bạn.

Vậy những rắc rối này thường có những phương án giải quyết ra làm sao? Dưới đây là một số chia sẻ về rắc rối thường gặp và cách giải quyết, bạn có thể đọc và tham khảo.

Tham khảo cong ty du lich uy tín, chất lượng tại đây

1. Thay đổi địa điểm

Thay đổi địa điểm trong các event là rắc rối thường gặp nhất, việc này có ảnh hưởng rất lớn đến các công tác chuẩn bị khác như: thi công, nhân sự, thiết kế, mua sắm và chọn lựa vật dụng. Bởi vì nếu không xác định chính xác được địa điểm tổ chức sự kiện thì sẽ không thể triển khai công tác đo đạc để kiến thiết. Một rắc rối lớn nữa đấy là sau khi đặt chỗ, khảo sát điều tra giá, thuê mướn đồ…tất cả đã hoàn tất bạn lại phải thông báo lại tất cả về việc thay đổi địa điểm. Như vậy sẽ mất rất nhiều thời khắc, công sức, lẫn chi phí. Vì vậy, khi làm việc với khách hàng bạn nên làm rõ vấn đề về địa điểm.

2. Thay đổi thời điểm

Việc thay đổi thời gian cũng là một trong những rắc rối lớn thường gặp, nếu như thay đổi thời gian mà diễn ra sớm hơn dự kiến thì mọi chuyện có thể giải quyết một cách dễ dàng, ổn thỏa. Tuy nhiên, nếu như thay đổi thời điểm sát thời điểm diễn ra sự kiện hoặc thay đổi tiếp tục thì sẽ khá khó giải quyết.

Mọi sự thay đổi đều dẫn đến những thiệt hại nghiêm trọng cho cả phía 2 bên. Vì vậy, nên thông báo với khách hàng về những rắc rối như trên hoặc ký hợp đồng rõ ràng để khách hàng thực hiện nghiêm túc, theo nguyên tắc không để xảy ra những trường hợp như trên đây.

3. Làm việc với rất nhiều đầu mối

Đối với những khách hàng mà từ lúc bước đầu chương trình đến lúc kết thúc bạn phải làm việc với tương đối nhiều người, phụ trách nhiều hạng mục thì bạn nên hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh thiếu sót trong công việc. Bạn phải cố gắng làm việc một cách rõ rệt, theo nguyên tắc với người chịu trách nhiệm chính để đi đến đưa ra quyết định cuối cùng và để có một sự kiện diễn ra thành công tốt lành.

4. Chậm chạp trong hợp đồng, tiền bạc

Nếu như khách hàng chậm chạp trong việc kí kết hợp đồng và chuyển khoản tiền ứng trước sau khi bảng dự toán và kế hoạch đã được duyệt qua. Việc này sẽ khiến bạn bị trễ các giai đoạn với các nhà cung cấp và dẫn đến Chậm trễ mọi công việc đã đề ra. Phương án bạn nên sử dụng lúc bấy giờ là nhờ sự can thiệp của rất nhiều người có trọng trách cao hơn giải quyết.

5. Chậm trễ trong thanh toán

Chậm trễ trong giao dịch thanh toán cũng là một trong những vấn đề quan trọng, khi event thực hiện xong mà khách hàng lấy lý do không chịu giao dịch. Nếu gặp trường này bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ kế toán đòi các khoản nợ này. Bởi vì kế toán họ có những bí quyết riêng và quen với những việc này, họ sẽ giúp bạn giải quyết nhanh vấn đề này hơn.

6. Khách hàng tham gia vô số vào chương trình

Có những khách hàng kĩ tính họ sẽ tham gia vào nhiều quy trình tiến độ trong event, điều này sẽ khiến bạn rối công tác tổ chức. Trong trường hợp này, bạn nên giải thích rõ với khách hàng về những công việc của bạn và vai trò của họ trong event.

Trên đây là một số chia sẻ về những rắc rối thường gặp khi tổ chức sự kiện và một số chiến thuật. Mong rằng sẽ giúp ích được cho bạn trong quá trình tổ chức sự kiện, để mang về một kết quả thành công tốt đẹp.