Những bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nói đến sự kiện chúng ta thường nghĩ ngay tới các loại dường như lễ khánh thành, party…Tuy nó khác biệt nhưng để tổ chức một sự kiện thành công, may mắn tốt lành, dù lớn hay nhỏ cũng cần đi theo một trình tự cơ bản.

Hãy cùng chúng tôi tò mò các bước tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp và bài bản xem có bao nhiêu bước cơ bản nhé!

Tham khảo công ty du lịch uy tín, chất lượng tại đây

Hình thành chủ đề cho sự kiện

 Chủ đề cho sự kiện thông thường sẽ được phía khách hàng đưa ra yêu cầu, chủ đề liên quan đến quảng bá hình ảnh cho công ty, giới thiệu sản phẩm, hoặc xúc tiến đẩy mạnh vận động kinh doanh.

Vì vậy, đây chính là khâu quan trọng nhất, bởi vì hiểu và đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng và thỏa mãn cao nhất những gì mà khách hàng mong đợi chính là mục đích của công việc bạn đang thực hiện.

Viết nội dung chương trình

Nội dung chương trình của một sự kiện cần đáp ứng đầy đủ cả 3 yếu tố: đúng, đủ và độc.

– Đúng: Về yếu tố này chính là việc thực hiện đúng những yêu cầu từ phía khách hàng, thực hiện đúng những gì mà khách hàng, doanh nghiệp thuê bạn tổ chức sự kiện. Qua đó mang đến cho họ niềm vui và sự tin tưởng thì lúc đó bạn đã thành công

– Đủ: Yếu tố này chính là đảm bảo an toàn đủ tất cả các phần của một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp từ mục tiêu, đối tượng khách hàng mà chúng ta đang hướng đến, địa điểm, thời gian…Tất cả những yếu tố trên đều quan trọng. Vì nếu như thiếu sót một mảng nào đó cũng biến thành làm lỡ cả kế hoạch và mất điểm đối với khách hàng.

– Độc: Yếu tố này chính là điểm thu hút khách hàng và người đến tham dự, tạo được sự quan tâm và ấn tượng đối với người tham gia chương trình.

Hoạch định công việc

Hoạch định công việc có nghĩa là bạn phải lên danh sách tất cả những công việc, nhiệm vụ cần phải làm, thời gian, chi phí và số lượng người tham dự…

Bạn cần lên danh sách một cách chi tiết, phù hợp cho từng phần để tránh sai sót và đảm bảo mọi công việc diễn ra một cách suôn sẻ, thành công.

Thực hiện kế hoạch

Thực hiện kế hoạch chính là lúc tất cả các bộ phận đều cùng nhau thực mọi công việc đã được phân công, hoạch định từ trước dưới sự cai trị của các bộ phận, nhằm đem lại hiệu quả cao.

Tổ chức và theo dõi sự kiện

Tổ chức sự kiện là khâu vô cùng quan trọng, bạn phải đảm bảo chương trình thực hiện đúng tiến độ và lịch trình đã lên sẵn.

Khi sự kiện được bước đầu thì người quản lý thực hiện khâu theo dõi sự kiện, bạn phải nắm rõ và hiểu tất cả mọi công việc của các nhân viên do mình quản lý để kịp thời và có cách giải quyết những vấn đề phát sinh.

Kết thúc sự kiện và thu dọn

Sau khi kết thúc sự kiện, bạn phải điều hành các bộ phận nhanh chóng tiến hành thu dọn đồ đạc một cách gọn gàng, kiểm tra lại tất cả những dụng cụ và phương tiện, giao dịch thanh toán đúng và kết thúc hợp đồng với nhà cung cấp, đồng thời thực hiện tốt công tác vệ sinh nơi diễn ra sự kiện để giữ hình ảnh đẹp về văn hóa của doanh nghiệp mình.

Họp rút kinh nghiệm

Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận trong các khâu sẽ viết bài báo cáo những điểm còn thiếu sót trong giai đoạn tổ chức sự kiện để rút kinh nghiệm cho việc tổ chức những sự kiện tiếp theo.

Như vậy trên đây là tất cả những công đoạn cơ bản nhất trong việc tổ chức một sự kiện bài bản. Các bạn hãy cùng chúng tôi tham khảo để thực hiện những sự kiện thành công tốt đẹp may mắn nhé!